ভাবুন, আপনি কর্মস্থলে একটি পোস্টারের ফাইল প্রস্তুত করছেন। একজন সহকর্মী জিজ্ঞেস করলেন, "এই পোস্টারের জন্য গ্রাহক কোন সাইজ চেয়েছিলেন?"
আপনি স্ক্রিনে অর্ডারটা দেখলেন। সাইজটা পরিষ্কার নয়। আপনি বললেন, "আমি আগের অর্ডারের মতোই সাইজ ব্যবহার করেছি। আমার মনে হয়েছিল সম্ভবত সেটাই হবে।"
এক ঘণ্টা পরে, প্রিন্টারের পাশে পোস্টারের একটা স্তূপ পড়ে আছে, আর সেগুলো ইতিমধ্যেই ভুল হয়ে গেছে। গ্রাহক অন্য সাইজ চেয়েছিলেন। কাগজ, কালি আর মেশিনের সময় নষ্ট হয়েছে, আর এখন অন্য কাউকে একটি অস্বস্তিকর ফোন কল করতে হবে।
আপনি দ্রুত কাজ করেছিলেন, কিন্তু আপনার আন্দাজ পরের ব্যক্তির জন্য কাজটাকে আরও কঠিন করে দিয়েছে।
আপনার ডেস্কের বাইরে গিয়ে অর্ডারের পথ অনুসরণ করা
ধরুন, পরের দিন আপনি জিজ্ঞেস করলেন, দোকানের ভেতর দিয়ে একটি অর্ডার কীভাবে এগোয়, সেটা আপনি দেখতে পারেন কি না।
আপনি কাউন্টারের কাছে দাঁড়িয়ে থাকলেন, যখন একজন সহকর্মী একটি বুকিং নিলেন। তারপর আপনি দেখলেন, আরেকজন কর্মী বিস্তারিত তথ্য লিখে, প্রিন্টের নির্দেশনা প্রস্তুত করে, কাজটি পরের ধাপে পাঠিয়ে দিলেন।
আপনি জিজ্ঞেস করলেন, "সাইজটা কোথায় নিশ্চিত করার কথা?"
আপনার সহকর্মী অর্ডারের স্ক্রিনের দিকে দেখালেন। "এখানে। এই ঘরটা যদি অস্পষ্ট থাকে বা ফাঁকা থাকে, তাহলে প্রিন্ট করার আগে আমরা গ্রাহকের সঙ্গে নিশ্চিত করে নিই।"
সঙ্গে সঙ্গে সমস্যাটা পরিষ্কার হয়ে গেল। আপনার অর্ডারে ওই ঘরটা পরিষ্কার ছিল না। আপনি অনুপস্থিত তথ্যকে এমন কিছু হিসেবে নিয়েছিলেন, যা আন্দাজ করে মিটিয়ে নেওয়া যায়।
তাই আপনারা একটি সহজ নিয়মে একমত হলেন। সাইজ না থাকলে বা তা নিয়ে নিশ্চিত না হলে, আপনি থামবেন এবং ফাইল প্রস্তুত করার আগে গ্রাহকের সঙ্গে যোগাযোগের দায়িত্বে থাকা ব্যক্তিকে দিয়ে সেটি নিশ্চিত করাবেন।
সেই সপ্তাহের পরে, আরেকটি অর্ডারও অস্পষ্ট ছিল। আপনাকে দুবার জিজ্ঞেস করতে হলো, আর আপনার চিন্তা হচ্ছিল এতে আপনাকে ধীর মনে হতে পারে। কিন্তু আপনি এটাও দেখলেন যে শুরুতে দুই মিনিটের একটি প্রশ্ন পরে আবার প্রিন্ট করা, দেরি আর বিরক্তি বাঁচাতে পারে। আপনি নিজের কাজকে অন্যভাবে বিচার করতে শুরু করলেন। দ্রুত কাজ তখনই উপকারী, যখন আপনার শেষ করা কাজটি পরের ব্যক্তি ব্যবহার করতে পারেন।
আমরা যা শিখতে পারি
অনেক কাজ এমনভাবে একে অপরের সঙ্গে যুক্ত থাকে, যা আপনি একটি ডেস্কে বসে দেখতে পান না। আপনার কাজের পর সেটি কার কাছে যায়, তা বুঝতে পারলে আপনি খেয়াল করতে শুরু করেন কোন তথ্যগুলো জরুরি, আর কোন শর্টকাট ঝামেলা তৈরি করে।
এর মানে এই নয় যে আপনার ব্যক্তিগত আর্থিক তথ্য দরকার, বা আপনার ভূমিকার বাইরে গিয়ে কোনো প্রবেশাধিকার দরকার। অনেক সময় বাস্তব কাজের ছবিটাই যথেষ্ট। ভুল সাইজ মানে উপকরণ নষ্ট হওয়া, একই কাজ আবার করতে হওয়া, আর একজন সহকর্মীকে তার পরিণতি সামলাতে হওয়া।
নির্দিষ্ট প্রশ্ন করুন। কী কী নিশ্চিত করা জরুরি, সেই তথ্য কোথায় থাকার কথা, আর পরের ব্যক্তি কোন জিনিস ছাড়া কাজ এগিয়ে নিতে পারবেন না—সেগুলো জেনে নিন। যদি একই বিভ্রান্তি বারবার দেখা দেয়, তাহলে প্রতি বার নতুন করে কোনো সমাধান বানানোর বদলে উপযুক্ত ব্যক্তির কাছে এই ধরণটা তুলে ধরুন।
আজই চেষ্টা করুন
আপনি ইতিমধ্যে করেন এমন একটি কাজ বেছে নিন এবং আপনার অংশের পরের এক ধাপ অনুসরণ করুন: লিখে রাখুন এরপর কে এটি ব্যবহার করে, তারা কোন তথ্যের ওপর নির্ভর করে, এবং কাজটি হস্তান্তর করার আগে সেই তথ্য কোথায় যাচাই করা উচিত।
