ভাবুন, আপনি একটি প্রতিবেদন সম্পর্কে এমন একটি বার্তা পেলেন: “সাধারণত যে রিপোর্টিং সময়কাল ব্যবহার করা হয়, সেটাই ব্যবহার করুন।”
আপনি আগের দুটি প্রতিবেদন খুললেন। একটি পুরো ক্যালেন্ডার মাস ধরে করা। অন্যটি কোম্পানির বিলিং তারিখ অনুযায়ী করা। এই কাজটিতে আপনি নতুন, আর “সাধারণত যে” বলতে কোনটি বোঝানো হয়েছে, তা আপনি বুঝতে পারছেন না।
আপনার চারপাশে অন্য সবাই ব্যস্ত। কেউ খুব দ্রুত টাইপ করছে। একজন সহকর্মী আরেকটি সময়সীমার কাজ শেষ করছেন। আপনি হয়তো বাধা দিতে চাইছেন না। আপনার এমনও মনে হতে পারে, এই ধরনের কাজ আপনার একাই সমাধান করতে পারার কথা।
তাই আপনি নিজেকে বললেন, “আমি নিজেই বুঝে নেব,” এবং স্প্রেডশিটে তথ্য ভরতে শুরু করলেন।
এটাই সেই মুহূর্ত, যখন একটি ছোট প্রশ্ন একটি বড় সমস্যা ঠেকাতে পারে।
একটি প্রশ্ন, যা করা পরে আরও কঠিন হয়ে গেল
দুপুরের খাবারের সময়ের মধ্যে আপনি অনেক সংখ্যা লিখে ফেলেছেন। আপনার পেটে হালকা অস্বস্তি টের হচ্ছে। রিপোর্টিং সময়কাল নিয়ে আপনি এখনও নিশ্চিত নন। কিন্তু এখন প্রশ্নটি করা আরও কঠিন মনে হচ্ছে, কারণ প্রশ্ন করলে স্বীকার করতে হবে যে আপনি ইতিমধ্যে কয়েক ঘণ্টা একটি অনুমান ধরে কাজ করেছেন।
তাই আপনি কাজ চালিয়ে গেলেন।
সময়সীমার কাছাকাছি, একজন সহকর্মী ফাইলটি খুললেন।
“এখানে আগের মাসের শেষ তিন দিন কেন ধরা হয়েছে?”
আপনি আগের প্রতিবেদনগুলোতে ফিরে তাকালেন। আপনার সহকর্মী ঠিকই বলেছেন। পুরোনো সংস্করণগুলোতে ভিন্ন ভিন্ন রিপোর্টিং সময়কাল ব্যবহার করা হয়েছিল, আর আপনার ফাইলে সেগুলো মিশে গেছে।
এখন প্রতিবেদন পাঠানোর আগে কয়েকটি হিসাব আবার করতে হবে। আপনাকে সাহায্য করার জন্য আপনার সহকর্মী নিজের আরেকটি কাজ সরিয়ে রাখলেন।
আপনি বললেন, “আমি দুঃখিত। আমার মনে হয়েছিল, এটা আমার নিজেরই বুঝে নেওয়া উচিত ছিল।”
আপনার সহকর্মী জবাব দিলেন, “আগে নিজে চেষ্টা করা ঠিক ছিল। কিন্তু নির্দেশনাটা যে পরিষ্কার ছিল না, সেটা আমার জানা দরকার ছিল।”
পরের প্রতিবেদনটির জন্য আপনি কোনো সংখ্যা লেখার আগেই জিজ্ঞেস করলেন: “আমি আগের দুটি সংস্করণ দেখেছি। ওগুলোতে ভিন্ন তারিখের পরিসর ব্যবহার করা হয়েছে। এটিতে কি ক্যালেন্ডার মাস ধরা হবে, নাকি বিলিং সময়কাল?”
উত্তর আসতে লাগে মাত্র দুই লাইন। আপনি সেই উত্তরটি কাজের নির্দেশনার পাশে লিখে রাখলেন, যাতে পরের মাসে আপনাকে আর অনুমান করতে না হয়।
আমরা যা শিখতে পারি
কঠিন অংশটি অনেক সময় স্প্রেডশিট নয়। কঠিন অংশটি হলো সেই প্রথম মুহূর্ত, যখন আপনি বুঝতে পারেন যে আপনি নিশ্চিত নন।
শুরুর দিকে একটি ছোট প্রশ্ন অপ্রয়োজনীয়, অস্বস্তিকর, বা বিব্রতকর মনে হতে পারে। পরে, যখন ইতিমধ্যে সময় ব্যয় হয়ে গেছে, তখন একই প্রশ্ন অনেক বেশি ভারী মনে হতে পারে। দেরি করলে অনিশ্চয়তা দূর হয় না। বরং ফলাফলে প্রভাব ফেলার জন্য এটি আরও বেশি সময় পায়, এবং অন্যদের জন্য অতিরিক্ত কাজ তৈরি করার আরও বেশি সুযোগ পায়।
একটি কার্যকর প্রশ্ন ছোট ও নির্দিষ্ট হয়। আপনি যে ফলাফলটি তৈরি করতে চাইছেন, সেটি বলুন। আপনি ইতিমধ্যে কী কী দেখেছেন, তা উল্লেখ করুন। তারপর যে একটি বিষয়ে এখনও সিদ্ধান্তে পৌঁছাতে পারছেন না, শুধু সেটিই জিজ্ঞেস করুন। এতে অন্য ব্যক্তির সময়ের প্রতি সম্মান দেখানো হয় এবং দ্রুত উত্তর পাওয়ার সম্ভাবনাও বাড়ে।
কাকে জিজ্ঞেস করছেন, সেটিও গুরুত্বপূর্ণ। এমন ব্যক্তিকে জিজ্ঞেস করুন, যিনি সত্যিই সিদ্ধান্তটি পরিষ্কার করতে পারেন; শুধু পাশে আছেন বা আত্মবিশ্বাসী শোনাচ্ছেন—এমন কাউকে নয়। পরামর্শ আর কর্তৃত্ব এক জিনিস নয়। যদি সিদ্ধান্তটি নির্ভুলতা, নিরাপত্তা, অর্থ, আইনগত দায়িত্ব, বা অন্য কারও কল্যাণকে প্রভাবিত করে, তাহলে অনুমান করে এগোবেন না।
উত্তর পাওয়ার পর, সেটি যেখানে থাকার কথা সেখানেই লিখে রাখুন। এতে একটি অস্বস্তিকর মুহূর্ত পরেরবারের জন্য আরও পরিষ্কার নির্দেশনায় বদলে যায়।
আজই চেষ্টা করুন
এমন একটি কাজ বেছে নিন, যেখানে কোনো অনুত্তরিত খুঁটিনাটি ফলাফলে প্রভাব ফেলতে পারে, এবং একটি ছোট বার্তা পাঠান যাতে আপনি কী ফল চান, আপনি ইতিমধ্যে কী যাচাই করেছেন, এবং কোন একটি বিষয় পরিষ্কার করা দরকার—এই তিনটি কথা থাকে।
